Solver

Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis y si. Con Solver, puede encontrar un valor óptimo (mínimo o máximo) para una fórmula en una celda, denominada la celda objetivo, sujeta a restricciones o limitaciones en los valores de otras celdas de fórmula en una hoja de cálculo. Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables de decisión, o simplemente celdas de variables, que participan en el cómputo de fórmulas en las celdas objetivo y de restricción. Solver ajusta los valores en las celdas de variables de decisión para cumplir con los límites en las celdas de restricción y producir el resultado deseado para la celda objetivo.

Solver es una herramienta de análisis que tienes en el programa Excel, aplicado sobre todo en el mundo empresarial, permite calcular el valor de una celda que depende de diversos factores o variables donde a la vez existen una serie de restricciones que han de cumplirse.

Componentes principales:  

• Celda objetivo: esta es la celda que representa la meta u objetivo del problema. En nuestro ejemplo, vamos a tratar de tener un horario que no tenga déficit en la dotación de personal. La celda que informa cualquier déficit será la Celda objetivo.
• Celdas variables: son las celdas que se pueden modificar para llegar al resultado deseado. En nuestro ejemplo, esas serán las horas de trabajo de lunes a viernes para todos los empleado.
• Limitaciones: estas son las restricciones o limitaciones a lo que Solver puede hacer para resolver el problema. Por ejemplo, si X empleado no puede trabajar martes, Solver tiene restricciones para la asignación de trabajo en los empleados los martes.

Cómo activar Solver en Excel

Solver está incluido dentro de Excel, pero se encuentra desactivado de manera predeterminada. Para poder habilitarlo debes ir a la ficha Archivo y elegir Opciones y se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Excel donde deberás seleccionar Complementos, debes hacer clic en el botón Ir de la sección Administrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Complementos y deberás marcar la casilla de verificación de Solver y aceptar los cambios. Para utilizar el complemento Solver debes ir a la ficha Datos y Excel habrá creado un nuevo grupo llamado Análisis el cual contendrá el comando Solver. Al hacer clic sobre ese comando se mostrará el cuadro de diálogo Parámetros de Solver el cual nos permitirá configurar y trabajar con el complemento recién instalado.

 Activar Solver. from Fernadez Nadia on Vimeo. Video Nº1

Fuente:
Video Nº1, creado con OBS.
Página Web: Support Office. Definir y resolver un problema con Solver. Url:  https://support.office.com/es-es/article/Definir-y-resolver-un-problema-con-Solver-9ed03c9f-7caf-4d99-bb6d-078f96d1652c (consultado el día, 15/09/2017).
Página Web: Wiki How. Como usar Solver en Excel. Url: http://es.wikihow.com/usar-solver-en-excel (consultado el día, 15/09/2017).
Página Web: Excel Total. Activar Excel Solver. Url:  https://exceltotal.com/activar-excel-solver/ (consultado el día, 15/09/2017).

Reflexión: la utilización de Solver es de ayuda cuando se quiere analizar distintas variables. Por ejemplo, cuando se quiere optimizar valores para alcanzar un objetivo determinado el proceso puede ser muy largo, Excel te permite utilizar Solver que es un complemento de optimización numérica para realizar estos ejercicios y así analizar escenarios de negocio multivariable y de optimización.

C059: Excel: Validación de datos.

La validación de datos permite restringir el tipo de dato que se debe ingresar en una celda, dichos datos son aceptados o rechazados con base a una configuración previa realizada por el usuario.

E1: Escribir criterios de validación para los datos a ingresar.

E2: Ingresar los criterios de validación para sus respectivos datos. 

E2.1: Criterio- Personalizada

                         Validación - Personalizada from Fernandez Nadia on Vimeo. Video Nº1

E2.2: Criterio - Números enteros

                             Validacion- Nº entero from Fernadez Nadia on Vimeo. Video Nº2

E2.3: Criterio - Longitud Máxima

 Validacion- Log. Max. from Fernadez Nadia on Vimeo. Video Nº3

E2.4: Criterio - Fecha

                           Validacion-Fecha from Fernadez Nadia on Vimeo. Video Nº4

E2.5: Criterio - Lista

                            Validacion- Lista from Fernadez Nadia on Vimeo. Video Nº5

Ejemplo de validación de datos en Excel: 
https://drive.google.com/file/d/0B-ZEPgqhK6_deXI0OFFOeEx6Zms/view?usp=sharing
Fuente:

Imagen Nº1 creada con Paint. 
Videos Nº1 al Nº5, creados con OBS Studio. 
Página Web: Excel Total. Validación de datos en Excel. Url: https://exceltotal.com/validacion-de-datos-en-excel/ (consultado el día, 13/09/2017).
Página Web: La Rebotica de Excel. Evitar datos repetidos con Validación Datos Personalizado. Url:   http://lareboticadeexcel.blogspot.com.ar/2009/04/evitar-datos-repetidos-con-validacion.html (consultado el día, 13/09/2017).

Reflexión: La validación de datos nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos. Es útil cuando se requiere evitar errores de escritura o valores fuera de un rango determinado, esto se hace comparando el dato ingresado con determinada condición.

Excel

C057: Excel: Consolidar datos- Funcion SUMA

La herramienta Consolidar de Excel te permite agregar en una sola hoja una serie de datos que están reflejados en diferentes celdas ya sea dentro del mismo libro de Excel en el que estás trabajando o dentro de otros libros.

E1: Abrir el archivo de Excel que contiene las diferentes hojas. 

E2: Crear una nueva hoja donde consolidar los datos.

E3: Seleccionar la opción “Datos- Consolidar”.

E4: Elegir la función suma.

E5: Agregar referencias.

E6: Tildar las opciones “fila superior y columna izquierda”.

E7: Hacer clic en Aceptar.

Fuente:

Imágenes de la Nº1 a la Nº5, creadas con Paint.

Página Web: Excel Total. Consolidar datos en Excel. Url: https://exceltotal.com/consolidar-datos-en-excel/ (consultado el día, 12/09/2017).

Reflexión: al consolidar datos lo que haces es lograr que de forma rápida se agreguen en una única tabla los datos de diferentes hojas y estén actualizados cada vez que se realice un cambio o variación en los datos iniciales. El consolidar datos es muy útil cuando quieres obtener información fácilmente de un conjunto de archivos o pestañas de un mismo libro de Excel.

C058:  Excel: Funcion SI anidada

La función SI anidada nos permitirá resolver cualquier situación en las que necesitemos evaluar más de una prueba lógica y ejecutar más de dos acciones. En lugar de ejecutar una segunda acción, la primera función SI incluye una segunda función SI de manera que entre ambas funciones puedan ejecutar un máximo de tres acciones. La función SI anidada en Excel aumenta la flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles resultados a probar, así como las acciones que podemos ejecutar.

SI(prueba_logica1,accion1,SI(prueba_logica2,accion2,accion3))

E1: Realizar la tabla donde se desea aplicar la Funcion SI.

E2: Aplicar la Funcion SI para Infantiles menores que 12.

E3: Aplicar función SI para Cadetes entre 13 y 16.

E4: Aplicar Función SI para Juveniles entre 17 y 21.

E5: Aplicar función SI para Mayores de 21.

Actividad Nº8 "Practicando con MS-Excel 2007": https://drive.google.com/file/d/0B-ZEPgqhK6_dekhPWG42MmhVcGM/view?usp=sharing

Fuente: 

Imágenes Nº1 extraída desde Pagina Web: Excel Total. Funcion SI anidada. Url: https://exceltotal.com/funcion-si-anidada/ (consultado el día, 13/09/2017).

Imágenes Nº2 a la Nº7, realizadas con Paint.

Página Web: Excel Total. Funcion SI anidada. Url: https://exceltotal.com/funcion-si-anidada/ (consultado el día, 13/09/2017).

Reflexión: la utilidad de la función SI es ayudarte a tomar decisiones basadas en más de una condición, permitiéndote devolver un resultado entre varias opciones en lugar de las dos que podrías conseguir con una función SI normal.

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C055: Excel: Registro de búsqueda- Funcion BUSCARV

La función BUSCARV en Excel nos permite encontrar un valor dentro de un rango de datos, es decir, podemos buscar un valor dentro de una tabla y saber si dicho valor existe o no. Esta función es una de las más utilizadas para realizar búsquedas en Excel.

E1: Abrir el archivo de Excel.

E2: Escribir el código por el cual buscar y la función BUSCARV.

E3: Indicar argumentos de la función y dar en aceptar.

Fuente:
Imágenes de la Nº1 a la Nº5, creadas con Paint. 
Página Web: Excel Total. La función BUSCARV en Excel. Url: https://exceltotal.com/la-funcion-buscarv-en-excel/ (consultado el día, 12/09/2017). 

Reflexión: la función BUSCARV nos permite hacer una búsqueda de un elemento concreto dentro de una tabla y una vez encontrado nos devuelve otros elementos asociados al mismo. Aprenda a usar BUSCARV es de utilidad para buscar un valor especifico en tablas o listas de gran magnitud de Excel.

C056: Excel: Separar texto en columnas.

Cuando tenemos un texto que deseamos dividir en varias celdas de nuestra hoja, podemos utilizar el Asistente para convertir texto en columnas. Este asistente nos ayudará a colocar cada palabra de nuestro texto en una columna diferente.

E1: Abrir el archivo de Excel. 

E2: Seleccionar la columna a modificar.

E3: Hacer clic en “Datos-Texto en columnas”.

E4: Elegir el tipo de archivo que describa los datos con mayor precisión “Delimitado”.

E5:  Seleccionar separador “Coma”.

E6: Elegir el formato de los datos en columnas “General” y dar en “Finalizar”.

Fuente:

Imágenes de la Nº1 a la Nº6, creadas con Paint.

Página Web: Excel Total. Dividir texto en columnas. Url: https://exceltotal.com/dividir-texto-en-columnas/ (consultado el día, 12/09/2017).

Reflexión: muchas veces tenemos listados de datos que en su momento los creamos sin tomar la precaución de separar los datos en columnas para una mejor comprensión. El objetivo de separar esta información almacenada en una columna en varias columnas para poder trabajar posteriormente mucho más fácilmente.

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C054: Excel: Realizar gráficos. 

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo que facilita su interpretación.  Vamos a ver en esta competencia, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. 

E1: Seleccionar datos para crear el grafico.

E2: Ir a “Insertar- Gráficos”.

E3: Elegir el grafico a utilizar.

E4: Seleccionar en el grafico los datos de “Ventas” e ir a “Cambiar Tipo de grafico”

E6: Elegir la opción “Columna agrupada- Línea”.

E7: Seleccionar las ventas como eje secundario.

E8: Selecciona en el grafico los datos de “ganancias” e ir a “Diseño rápido- Diseño 4”. 

E9: Agregar título al gráfico y a los ejes primario y secundario.

E10: Seleccionar en el grafico las ventas.

E11: Ir a Diseño-Agregar elemento de grafico-Línea de tendencia – Lineal”. 

E12: Seleccionar la opción "Diseño- Estilos de diseño".

Actividad Nº8 "Practicando con MS-EXCEL 2007": 

https://drive.google.com/file/d/0B-ZEPgqhK6_dN2tJRDJUelpLSmc/view?usp=sharing

Fuente:

Imágenes de la Nº1 a la Nº10, creadas con Paint.

Página Web: Support office. Crear un gráfico combinado con un eje secundario. Url: https://support.office.com/es-es/article/Crear-un-gr%c3%a1fico-combinado-con-un-eje-secundario-1d119e2d-1a5f-45a4-8ad3-bacc7430c0a1 (consultado el día, 11/09/2017).

Página Web: Aula Clic. Gráficos. Url:  http://www.aulaclic.es/excel2010/t_12_2.htm (consultado el día, 11/09/2017).

Reflexión: la utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. Un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Los gráficos combinados son necesarios cuando queremos ver las similitudes y diferencias entre las series de datos. Estos gráficos nos permiten conseguir un efecto visual que nos facilita la comprensión de la información.  

Gráficos en Excel 

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones entre diferentes series de datos.

1) Partes de un gráfico de Excel.

Un gráfico de Excel está formado por diferentes partes que incluyen el área del gráfico, las series de datos, ejes, leyendas, rótulos del eje, entre otros. El siguiente gráfico muestra las partes de un gráfico de Excel que necesitas conocer:

• Área del gráfico: el área del gráfico es el contenedor de todas las partes de un gráfico y podemos identificarlo fácilmente porque de manera predeterminada Excel coloca un borde alrededor de dicha área. Podemos dar formato al área del gráfico para cambiar el color del borde o del relleno e inclusive colocar esquinas redondeadas. En estricto sentido el área del gráfico no es un elemento del gráfico sino más bien el contenedor de todas las partes.
• Área de trazado: el área de trazado es especial porque es el área donde se dibuja el trazo de las series de datos, que es el elemento más importante de un gráfico. Es posible colocar algún color de relleno para resaltar dicha área y de cierta manera resaltar tanto las series de datos como las líneas de cuadrícula.
• Título del gráfico: a través del título del gráfico podemos dar una descripción general del tipo de información desplegada.
• Ejes: los ejes son la referencia a través de la cual podemos medir y catalogar los datos mostrados en el gráfico. El eje horizontal generalmente contiene las categorías de los datos mientras que el eje vertical tendrá las medidas de los valores mostrados.
• Títulos de ejes: cada eje puede tener un título que nos ayude a conocer la naturaleza de los ejes.
• Líneas de cuadrícula: las líneas de cuadrícula son una ayuda visual que facilita relacionar cada valor de la serie de datos con la escala del eje vertical. Se llaman líneas de cuadrícula porque, para algunos gráficos, es posible mostrar tanto líneas horizontales como verticales formando así una cuadrícula sobre el área de trazado.
• Serie de datos: son los elementos que representan gráficamente los datos y de acuerdo con el tipo de gráfico elegido pueden ser barras, líneas, burbujas, etc.
• Leyenda: la leyenda es de mucha utilidad para identificar adecuadamente las series de datos en caso de tener más de una serie desplegada en el gráfico.
• Etiquetas de datos: a través de las etiquetas de datos podemos mostrar el valor numérico asociado a cada uno de los puntos de la serie de datos. Es posible modificar esta etiqueta para desplegar el nombre de la categoría o el nombre de la serie.

2) Tipos de gráficos en Excel. 

Gráficos de columna: este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea: un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares: también conocidos como gráficos de pie o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Gráficos de Barra: un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.

Gráficos de Área: los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico de área es similar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está rellena, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión): los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.

Gráficos de anillos: los gráficos de anillos nos permiten mostrar los datos como un porcentaje del total, en ese sentido son similares a los gráficos de circulares (gráficos de pie).  Con estos gráficos podemos fácilmente enfocar nuestra atención en el tamaño de cada sección del anillo.

Gráficos de burbuja: los gráficos de burbuja nos permiten mostrar tres dimensiones de datos en un gráfico de dos dimensiones. El gráfico de burbuja es una variación del gráfico de dispersión en donde los puntos son reemplazados por burbujas.

El tamaño de las burbujas es lo que representa la tercera dimensión de datos en el gráfico. Las burbujas se grafican de acuerdo con los valores de X y de Y mientras que su tamaño será proporcional al tercer valor.

3) Crear gráficos

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico. De esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita. Existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. Selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.

4) Herramientas de gráficos.

En la barra de menús aparece una sección, Herramientas de gráficos, con dos pestañas: Diseño y Formato.

A) Diseño: en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Si observamos la pestaña Diseño, encontraremos dos opciones muy útiles relacionadas con los Datos:

Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:

                                               

En el campo Rango de datos del gráfico, debemos indicar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crear el gráfico. Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series). Utiliza el botón Editar o Modificar, dependiendo del eje, para modificar el literal que se mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el rango de celdas de las series o categorías. El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas disponible en la pestaña Diseño. Los cambios que vas realizando en la ventana se van viendo plasmados en un gráfico. Cuando acabes de configurar el origen de datos, pulsa el botón Aceptar.

En la sección Diseños de gráfico podrás agregar o modificar la presentación de los elementos del gráfico, o bien escoger un Diseño rápido. Estos diseños rápidos incluyen aspectos como incluir un título al gráfico, situar la leyenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio gráfico, etc.

Si, por ejemplo, escoges Líneas de la cuadrícula, podrás escoger entre distintas opciones sobre las líneas a mostrar o la escala de valores a manejar.

Si el gráfico está seleccionado, también podrás realizar estas acciones a partir de los botones que nos aparecen a la derecha de éste.

En la pestaña Diseño, también puedes dar un estilo a tu gráfico rápidamente.

En función del tipo de gráfico que hayas insertado (líneas, barras, columnas, etc.) te propondrá unos u otros.

Estos estilos de diseño incluyen distintas presentaciones que cambiarán su aspecto, mediante la variación tanto de los colores como del estilo de algunos de los elementos del gráfico.

B) Formato: en el encontrarás la sección Estilos de forma y los Estilos de WordArt.

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.

Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus componentes (áreas, barras, leyenda...) y, luego, haz clic en el estilo que más se ajuste a lo que buscas.

Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos, puedes utilizar las listas Relleno de forma/texto, Contorno de forma/texto y Efectos de forma/texto para personalizar aún más el estilo del gráfico.

Al aplicar estilos, normalmente hablamos de un estilo genérico para todo el gráfico, pero también podemos personalizar cada uno de sus elementos: el área de trazado, la leyenda, las líneas de división principales, etc.

Para hacerlo, lo más cómodo es seleccionar en el propio gráfico el elemento que quieres modificar, o bien seleccionarlo en el desplegable de la ficha de Formato.

Si la modificación que hemos realizado no nos convence, siempre podemos pulsar el botón Restablecer para hacer coincidir el estilo. Así recuperará el aspecto del estilo predeterminado que le hubiésemos aplicado.

Por último, los elementos de texto que contenga el gráfico no dejan de ser eso, texto, por lo que podremos utilizar las herramientas de la pestaña Inicio como son la negrita, la cursiva, el tipo de fuente, su tamaño, el relleno, etc.

Fuente:

Imágenes:

Nº1 extraída desde Excel Total. Url: https://exceltotal.com/partes-de-un-grafico-en-excel-2013/ (consultado el día, 08/09/2017). 

Nº2 a la Nº, creadas con Paint. 

Página Web: Excel total. Gráficos y presentación de datos. Url: https://exceltotal.com/graficos-y-presentacion-de-datos/ (consultado el día 08/09/2017).

Página Web: Support Office. Crear un gráfico de principio a fin. Url: https://support.office.com/es-es/article/Crear-un-gr%C3%A1fico-de-principio-a-fin-0baf399e-dd61-4e18-8a73-b3fd5d5680c2#top (consultado el día 08/09/2017).

Página Web: Aula clic. Gráficos. Url: http://www.aulaclic.es/excel-2016/t_12_1.htm (consultado el día 08/09/2017).

Reflexión:

El uso de gráficos en Excel es útil para mostrar los datos que tienes en tablas de una manera más significativa y así las personas podrán comprender los datos de una manera más fácil. Excel te permite elegir diferentes tipos de gráficos para mostrar la información de manera correcta. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos. Un gráfico también resulta útil para analizar y visualizar los datos de otra manera más simple y poder tomar decisiones en base a ello.