Formato condicional

El formato condicional sirve para que, dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. Suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

El formato condicional nos da las herramientas necesarias para aplicar un formato especial a un grupo de celdas de manera que podamos identificarlas fácilmente. Las celdas tomarán su formato de acuerdo con las reglas que hayan sido definidas.

¿Cómo se aplica el formato condicional?

Debes seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato se aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato condicional en Excel está siempre basado en una regla que posteriormente se podrá editar si así lo deseas.

Ø  Resaltar reglas de celdas.

Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de formato condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de diálogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.

1)  La opción “Es mayor que” muestra el siguiente cuadro de diálogo:

En el primer cuadro de texto deberás colocar un número a partir del cual se aplicará el formato especificado.

2) Las opciones “Es menor que, Es igual a, Texto que contiene”, esperan que ingreses un solo valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicará el formato.

3) La opción “Entre” muestra un cuadro de diálogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarán el rango de valores a buscar:

4) La opción “Una fecha” muestra una lista de opciones de donde podrás seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.

Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.

5) La opción “Duplicar valores” te permitirá resaltar ya sea los valore únicos ó los valores duplicados dentro de tus datos:

Ø  Reglas superiores e inferiores para analizar datos

Estas reglas se muestran dentro del menú Formato condicional y dentro de la opción Reglas superiores e inferiores.

1) La regla “10 superiores” te permitirá resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los 10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de diálogo de esta regla es el siguiente:

Observa que puedes cambiar el número de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los 10 superiores podrías seleccionar los 20 superiores si así lo deseas. La regla 10 inferiores funciona de manera similar, solo que Excel obtendrá las celdas con menor valor dentro del rango.

2) La regla “10% de valores superiores” es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un número específico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato condicional se aplicará a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas. El cuadro de diálogo es el siguiente:

De la misma manera puedes aumentar o disminuir el porcentaje. Si especificas un 20% para un rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicará a 4 celdas. La regla 10% de valores inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor.

3) La regla “Por encima del promedio” hace dos cosas. En primer lugar, calcula el valor promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recién calculado. Al no tener ningún argumento, el cuadro de diálogo de esta regla solamente solicita el formato a aplicar:

4) La regla “Por debajo del promedio” seleccionará todas las celdas que tengan un valor inferior al promedio. También puedes consultar el artículo Resaltar celdas con formato condicional para conocer más sobre otras reglas de formato condicional.

Ø Nueva regla

La opción Nueva regla permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. Nos aparece un cuadro de dialogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen:

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente queremos que se aplique el formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente. En el marco editar una descripción re regla debemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de que forma se marcara. De esta forma si nos basamos en el valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Si pulsamos el botón formato, entramos en un cuadro de dialogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrara la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Al pulsa aceptar se creara la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcara. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de  las condiciones, no se le aplicara ningún formato especial. Si pulsamos sobre cancelar, no se aplicaran los cambios efectuadas en el formato condicional.

Ø  Borrar reglas de formato condicional

Una vez que has analizado la información y aplicado algún formato condicional es probable que desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato condicional aplicado a los datos.

1) Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas: una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opción Borrar reglas y posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Excel quitará de inmediato cualquier formato condicional que esté aplicado sobre las celdas seleccionadas.

2)     Eliminar formato condicional de todas las celdas: el segundo método para remover los formatos es seleccionar la segunda opción del menú previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opción debes estar seguro de que no necesitas ningún formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarán todos y cada uno de ellos.

3)  Eliminar algunas reglas de formato condicional: el último método que te mostraré se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opción Administrar reglas, lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Este cuadro de diálogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la regla que deseas borrar y haz clic en el botón Eliminar regla y posteriormente en el botón Aceptar. Excel removerá la regla seleccionada y dejará el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre los datos.

Fuente:
Imágenes Nº1 a la Nº13, extraidas desde https://exceltotal.com/formato-condicional-en-excel/ y modificadas con Paint.
Pagina Web: Excel Total. Formato condicional en Excel. Url: https://exceltotal.com/formato-condicional-en-excel/ (consultado el dia 29/08/2017).

Reflexión:
El formato condicional en Excel es una herramienta de gran ayuda al momento del análisis de la información que se posea en distintas bases de datos relacionados. Su utilidad se basa en el hecho de poder realizar mas de un formato condicional, teniendo la posibilidad de poder crear formatos propios. El poder destacar valores con distinto formato dependiendo del valor que tome es de mucha ayuda ya que facilita el entendimiento de la información. Esto hace que nada mas verlos, los identifiquemos con el criterio que nosotros hemos indicado en el condicional.